Reader

Avant de recruter une équipe, ce qui m'a le plus aidé à gagner du temps tout en livrant plus de clients, c'est de structurer et de standardiser.
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​Je sais, ça ne semble pas sexy

(T'aurais préféré un nième "hack" de productivité ?)

Mais si tu fais du coaching, de la prestation de service ou de la formation, que tu as plusieurs clients, MAIS que ton problème principal est que tu te sens sous l'eau, que tu manques de temps pour toi, pour ta famille ou juste pour prendre de nouveaux projets.

S'il te plaît, va au bout de cet email.

Promis, tu pourras juger à la fin (et me dire ce que tu en penses en répondant directement à ce message).

C'est partiiiiii !

Thème : Standardiser pour grandir sans recruter

Temps de lecture : 3mn

1. Le (vrai) problème
2. L'expérience 5 étoiles standardisée par Coralie et Aurélie
3. 3 étapes indispensables pour structurer sans perdre en qualité client (ni en kiffe personnel)

Le (vrai) problème

Lorsqu'on a un business qui dépend de notre temps, notre ressource la plus limitée, c'est les 24H de nos journées.

Sachant que dans ce temps imparti, nous devons aussi :

• Répondre à nos besoins primaires (manger, dormir...).
• Gérer les tâches domestiques et tout le travail non rémunéré.
• Prendre soin de ceux qui nous entourent (enfants, famille, etc.).
• Nous divertir et prendre soin de nous (ce qui - disons-le - passe toujours à la trappe).

Donc, si tu n’as ni envie d’embaucher pour déléguer, ni de devenir vendeuse de formations en ligne, tu te retrouves face à un plafond difficile à dépasser (et une charge mentale au plafond).
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En général, les entrepreneuses en solo plafonnent autour de 150-200 K€ de chiffre d’affaires annuel (et elles y passent + 40 voire 50 h par semaine).

Aujourd’hui, je veux te parler d’une méthode qui te permettra d’absorber plus de clients sans sacrifier davantage de ton temps.
Avec cette approche, tu pourras :

1. Récupérer du temps en éliminant les tâches répétitives.
2. Augmenter ta rentabilité en traitant plus de clients efficacement.
3. Satisfaire davantage tes clients grâce à une expérience fluide et de qualité.
4. Renforcer ta crédibilité en te positionnant comme une experte méthodique.
5. Préparer ton activité à grandir en rendant ton processus duplicable.

Soyons claires : ce n’est pas une astuce révolutionnaire ni un hack rapide.

Cette méthode demande du travail pour être mise en place.

Mais je l’ai testée, mes clientes aussi, et je peux te garantir que ça fonctionne.

L'expérience 5 étoiles standardisée par Coralie et Aurélie

Avant d'aller plus loin, voici un cas concret. Celui de Coralie et Aurélie, deux entrepreneuses que j’ai accompagnées récemment en coaching business.

Il se trouve qu'elles s'occupent aujourd'hui de la refonte de mon identité visuelle (j'adore devenir la cliente de mes clientes ❤️).

Et voici l'expérience client incroyable que j'ai vécue grâce à leur structuration et à la standardisation de leur offre.

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​Une expérience d'on-boarding soignée

À mon arrivée, je suis embarquée sur un outil sur Trello

1. Le parcours est clair : je sais ce qu’il va se passer et quand.
2. Tous les documents sont au même endroit.
3. Le rendu est ultra-professionnel.
4. Tout le monde gagne un temps monstre.
5. On concentre nos échanges sur la valeur ajoutée (il n’y a aucun sujet logistique ni d’envoi d’email).

Voilà à quoi ça ressemble

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Côté cliente, ce que Coralie et Aurélie proposent, c’est l’expérience 5 étoiles d’une prestation de service.

Dans les restaurants haut de gamme, tout est standardisé : l’accueil, la présentation des plats, le service – chaque geste et chaque mot sont minutieusement cadrés. Cette structure garantit une expérience fluide et cohérente pour tous. Et c’est justement grâce à cette base que la personnalisation peut se faire tout en préservant la qualité : adapter un plat pour une allergie, choisir un vin selon les goûts du client, ou ajouter une touche spéciale pour un anniversaire.

La standardisation libère du temps et de l’énergie pour se concentrer sur les détails qui rendent l’expérience unique.

Et surtout, standardiser permet de gagner un temps fou et de réduire considérablement la charge mentale de cette expérience qui délivre le service / le coaching / la prestation.

3 étapes indispensables pour structurer sans perdre en qualité client (ni en kiff personnel)

Pour structurer et optimiser ton activité, il faut d’abord auditer ton parcours client, identifier les points de friction, puis standardiser ce qui peut l’être pour alléger ta charge mentale et maximiser l’impact pour tes clients.

Étape 1 : Diagnostiquer ses pratiques

Cartographier ton parcours client

Prends une feuille et un stylo (ou un outil comme Miro ou Notion) et note toutes les étapes par lesquelles passe un client pour un seul produit ou service.

💡 Pense à prendre en compte tous les détails

Cette partie est longue et fastidieuse, mais elle est cruciale pour la suite. Et tu verras, rien qu’en écrivant ton parcours, tu prendras conscience de beaucoup de choses.

Note chaque micro-tâche, même celles qui te paraissent insignifiantes.
​Exemple : envoyer un mail de bienvenue, planifier un call, demander un feedback.

Étape 2 : Identifier les points de friction

Les frictions, ce sont toutes ces choses qui te font perdre du temps ou génèrent une charge mentale.
À ce stade, n’essaie pas de juger ou de culpabiliser.

Tu es là pour observer ce qui te coûte de l’énergie ou du temps.
Connecte-toi simplement à cela. Rien d'autre.
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Comment les détecter ?​
Pour chaque étape identifiée, demande-toi :

• Cette tâche revient-elle souvent ?​
  Si oui, combien de fois par semaine ou par mois ?
  Multiplie le temps que tu y consacres par le nombre de fois où tu la fais.
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• Me prend-elle trop de temps ?​
  À quelle fréquence la réalises-tu ?
  Multiplie le temps consacré par le nombre de fois où tu la fais chaque mois.
  ​
• Crée-t-elle des erreurs ou des retards ?​
  Si oui, à quel moment et pourquoi ?

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💡 Exemples de frictions fréquentes :

1. Prise de rendez-vous : Fixer un rendez-vous nécessite parfois 2-3 allers-retours par e-mail, sans aucune valeur ajoutée.
2. Compte rendu de session : Rédiger un e-mail récapitulatif prend souvent des heures, alors que tout a déjà été dit en call (mais les clients adorent).
3. Échanges excessifs avec les clients : Trop d’allers-retours ou de changements d’avis sur certains sujets qui n’arrivent pas à être tranchés.
4. Factures et admin: Perte de temps sur l’envoi des factures et la mise en place des paiements.

Étape 3 : Détecter les moments Wahou

Le risque de la standardisation et de la structuration est de perdre ce qui fait que tes clients aiment travailler avec toi.
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Le but est justement de standardiser ce qui n’apporte pas de valeur pour passer plus de temps sur ce que ton client aime et valorise.

Et généralement, c’est aussi ce que toi tu aimes et ce qui te fait vibrer.

L’objectif ? Repérer les moments où ton client vit une expérience mémorable et où tu génères les meilleurs résultats.
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Comment faire ?

1. Détecte les moments WAOUH :
   • Ces moments où ton client est impressionné ou se sent chouchouté.
   • Il te le dit, te le fait sentir, ou en parlent souvent.
   • Si tu demandes un feedback à la fin de la prestation, ce sera facile de les identifier.
     ​Exemple : Dans mon cas, l’effet “WAOUH” s’opère dès le début : je passe une journée avec ma cliente pour auditer tout son business et implémenter un plan d’action personnalisé.
2. Repère les actions qui génèrent des résultats :
   • Identifie ce qui a un impact direct et tangible.
   • Même si ta cliente “adore” ce que tu proposes, si cela n’a aucun effet, ce sera déceptif.
     ​Exemple : Pour moi, les actions qui produisent des résultats incluent la mise en place d’un tableau de responsabilités que je remplis avec mes clientes pour les “forcer” à réaliser des actions qu’elles procrastinent.
3. Classe tes tâches sur un axe : temps investi / valeur apportée.
   • Tâches à haute valeur et peu chronophages : Priorité absolue.
   • Tâches à faible valeur et chronophages : À éliminer ou automatiser.

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La suite…

En rédigeant cet e-mail, je réalise TOUT ce que j’ai à dire sur le sujet.

Et je n'ai pas le temps de te montrer mes cas d'usage.

Si à ce stade tu n'es pas sûre de réussir à appliquer toutes ces étapes.

Je t'ai préparé les 10 standardisations qui m’ont permis de faire x2.

Mais ici, tout le monde n’est pas concerné.

Ces sujets parleront davantage à celles qui ont déjà un business établi qu’à celles qui se lancent.

J’ai donc prévu d’envoyer la fin de cet article dans Le Divan des Patronnes la semaine prochaine.
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Et toi, qu’en as-tu pensé ?

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Ce projet, c’est un peu comme un bébé tout neuf que je construis avec toi, jour après jour. ❤️
Et maintenant, j’aimerais te lire :)

Dis-moi tout !
Ce que tu as aimé, ce que tu as moins aimé, ou même tes idées pour rendre tout ça encore plus utile pour toi.

💌 Il te suffit de répondre, tout simplement.
​
Je traite chaque e-mail du Divan des Patronnes moi-même alors tu n'es qu'à un clic d'en discuter !

Merci de faire partie de cette aventure avec moi !
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Hâte de te lire,