Reader

La semaine dernière, je t’ai révélé ce qui m’avait vraiment permis d’aller plus loin.
Je t’ai partagé une première liste d’outils pour t’aider à structurer et standardiser ton travail.

Grâce à eux, j’ai gagné un temps précieux au quotidien tout en augmentant la satisfaction de mes clientes.

D'ailleurs vous avez été nombreuses à réagir sur cet e-mail (je traite encore certaines réponses).

Et, forcément vous vouliez la suite (comme Stella)

Alors dans cette newsletter, je continue à te partager des méthodes simples et des outils malins que j’utilise pour :

• Libérer de l’espace dans ton emploi du temps,
• Livrer un travail de qualité sans stress,
• Et surtout, te rapprocher de tes objectifs sans t’épuiser.

Hâte d'avoir ton avis final ! Tu pourras répondre à cet email et me partager ton avis.

Partie 2 : Appliquer la standardisation sans s'emm*der

5 manières de standardiser simplement

1. Créer des procédures claires

• Le but est de documenter précisément chaque tâche pour qu’une personne sans compétence particulière puisse la reproduire sans erreur.
• Avec des procédures bien définies, tu peux déléguer à moindre coût, car la tâche devient répétitive.
• Et même si tu ne veux pas déléguer, cela te permet d’éviter les erreurs et d’être plus efficace.

Finalement une procédure, c'est juste une vidéo de toi (ou de quelqu'un d'autre) qui fait l'action et qui peut-être répétée par n'importe qui.
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Voici un exemple de procédure documentée par une personne de l'équipe (Elise).

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2. Utiliser des check-lists

• Une check-list est une version simplifiée d’une procédure
• Généralement, si tu travailles seule, elle suffit souvent amplement
• Elle réduit ta charge mentale et t’assure de ne rien oublier
• C'est justement la suite de la procédure qu'Elise a créée

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3. Concevoir des templates

Pour les emails, les livrables ou même les briefs clients, c'est très pratique de réutiliser des trames. Comme Coralie et Aurélie (les exemples de la semaine dernière), qui réutilisent systématiquement les mêmes modèles, avec des adaptations minimales mais en personnalisant un maximum l'expérience.

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4. Faire travailler ton client à ta place

Ici, c'est un concept intéressant qui vise à se demander : "Y a-t-il des tâches que mon client pourrait mieux faire que moi et pour lesquelles il n'a pas besoin de mon aide ?" Par exemple :

• Décrire précisément le problème qu’il rencontre.
• Fournir les anciens travaux réalisés.
• Rassembler les documents XYZ dont tu as toujours besoin.

Ce changement de mindset te permet d’impliquer ton client et d’optimiser ton temps.

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5. Créer un espace collaboratif

Encore une fois, Coralie et Aurélie ont brillamment mis en place cette étape. En plus d’apporter un cadre professionnel à la collaboration, un espace dédié permet d’éviter les dizaines d’emails et les messages WhatsApp du type : "Au fait, c’est où, ça ?".

Les standardisations qui ont changé ma vie

Je te partage ici les standardisations qui ont révolutionné ma manière de travailler et m'ont fait gagner des heures précieuses.
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1. Calendly + 5 questions pour évaluer la qualité des leads

Tu connais sûrement la fonction "lien vers mon agenda" de Calendly, mais ce n'est pas celle qui m’est la plus utile.

L’outil permet d’ajouter des questions obligatoires avant de valider un rendez-vous.​
C'est un excellent moyen de filtrer les prospects et de s'assurer que la personne qui souhaite te parler correspond à ta cible.

Voici quelques exemples de questions qui nous permettent de savoir en amont si nous pouvons accompagner une personne ou non.
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Et si la réponse est non, nous lui envoyons un message explicatif à l’avance pour lui expliquer pourquoi.

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​2. Fusionner l’étape paiement + signature

Dans mon processus précédent, la signature du devis et le paiement étaient deux étapes distinctes, l’une suivant l’autre.
Cette configuration nécessitait souvent 2 à 3 allers-retours.
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Un jour, j’ai décidé de fusionner ces deux étapes, et j’ai gagné un temps fou.

• Plus d’allers-retours inutiles
• Un process ultra-fluide
• Une facturation automatisée

Parfois, il ne s'agit pas d’un problème d’outil, mais simplement d’optimiser le processus.
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3. Paiement en 3 fois avec GoCardless

Avant, je passais un temps fou à courir après les paiements et à relancer les clientes. Un vrai casse-tête qui me faisait perdre de l’énergie et de la trésorerie.

Solution : GoCardless, un outil de prélèvement automatique.
Je prépare une facture avec trois échéances et… tout se fait sans intervention de ma part.
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​Comment ça fonctionne ?​
✔️ Lorsqu’une cliente valide son inscription, elle autorise directement le prélèvement.
✔️ Je génère une facture avec trois échéances (paiement en 3 fois).
✔️ Le prélèvement est automatisé : plus besoin d’intervenir, tout se fait tout seul.
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​Résultat ? Moins de stress, plus de cash flow.
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4. Formulaire de clôture

À la fin de chaque accompagnement, je ne laisse plus rien au hasard.

J’ai mis en place un formulaire de clôture automatique qui permet de récupérer toutes les informations essentielles dès qu’une cliente termine son parcours.
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​L'intérêt ?

• Je récupère ainsi toutes les données au même endroit.
• Je n’oublie jamais de récolter des témoignages clients.

Tout est centralisé et je ne perds plus jamais une preuve sociale précieuse.

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5. Espace Notion standardisé

J’ai créé un espace collaboratif structuré autour d’objectifs, d’étapes, et de documents centralisés.

Résultat : un effet "WAHOU" pour les clientes, tout est centralisé en un seul endroit, avec une architecture claire et intuitive :

• Tableau de bord client : une vue d’ensemble du projet, des objectifs et des prochaines étapes.
• Check-lists et deadlines : chaque tâche est assignée avec des échéances claires pour éviter toute confusion.
• Ressources centralisées : accès instantané aux documents clés (guides, templates, supports de formation…).
• Historique des échanges : tout le suivi en un coup d’œil, pour ne jamais perdre le fil.

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​6. Poser le cadre de la prestation

• Chez Ramen Ta Fraise, nous collaborons avec plus de 40 partenaires au quotidien, ce qui a parfois causé des malentendus.

J’ai donc standardisé les règles de collaboration, en précisant dès le départ :

• Les disponibilités
• Les livrables
• Les délais

Chaque personne dispose d’un contrat standardisé (mais adapté) et d’une clause de confidentialité.
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Résultat : cela protège mon temps, celui de mon équipe, et garantit une communication claire dès le début.

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​7. Process de masterclass : 30 étapes opérées par mon alternante
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Chaque mois, nous organisons une masterclass en ligne qui rassemble +2 000 personnes. Un événement de cette ampleur, ça ne s’improvise pas ! J’ai donc structuré un process en béton. Ce "process" est simplement une succession de procédure comme tu as vu ci-dessus. Cette version très élaborée comporte 30 étapes, sous forme de check-list ultra-précise.

• Emails : séquences d’inscription, rappels et relances post-événement.
• Gestion de la landing page : création, optimisation et mise en ligne.
• Répétitions : test technique, ajustements du contenu et gestion des imprévus.

L'alternante gère l’intégralité des 30 étapes, ce qui me permet de me concentrer sur la valeur ajoutée à livrer lors des lives.

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8. Discussions difficiles

Que ce soit pour recadrer un client, négocier un contrat ou annoncer une mauvaise nouvelle, les discussions difficiles font partie du jeu quand on entreprend.

Plutôt que de les subir, j’ai mis en place un process clair pour les aborder avec confiance et efficacité.
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Ma méthode en 4 étapes :

• Préparer le cadre : définir l’objectif de la discussion et clarifier mon message.
• Anticiper les réactions : identifier les objections potentielles pour y répondre avec sérénité.
• Structurer l’échange : aller droit au but, avec des faits et une posture assertive.
• Clôturer avec une solution : toujours proposer une issue ou un plan d’action pour éviter les tensions inutiles.

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Le résultat ? Moins de stress et des relations professionnelles saines, ça n'a pas de prix !
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9. Déroulé de mes réunions

Dans mon entreprise, la réunionite aiguë, ça n'existe pas, au contraire on la fuit !

Je demande à chaque membre de mon équipe de préparer au mieux ces moments d'échange pour que ce soit le plus efficace possible. Ça change la donne, ça incite à la prise de décision rapide : on évite les débats inutiles, chaque sujet aboutit à une action concrète.​
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Ma vie perso y passe aussi !

Même les choses les plus improbables.

1. Mes tenues

Je n’ai pas particulièrement de goût pour les vêtements, et m’habiller le matin me prenait beaucoup de charge mentale. Mais je ne voulais pas non plus porter la même chose tous les jours.

• Désormais, j’ai une méthode simple : quand j’achète des vêtements, je prends une tenue complète avec 1 pantalon et 3 hauts assortis. Je porte toujours ces pièces ensemble, sans me poser de questions.

Résultat : moins de stress, des tenues variées et zéro hésitation le matin.

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2. Mes dîners d’entrepreneuses

Chaque mois, j’organise un dîner avec deux autres entrepreneuses.

L’objectif : s’entraider et apprendre les unes des autres. Mais, étant introvertie, le small talk m’épuise rapidement.

• J’ai donc structuré ces dîners avec un déroulé précis, sans small talk, sans blablas, où tout le monde repart avec du réseau et des solutions.

Ce format me permet d’éviter les conversations superficielles et de maximiser la valeur de ces moments.

Partie 3 : Tester et Itérer

Quand on commence à structurer ses processus, on y prend vite goût. Tout devient tellement plus agréable quand il suffit de copier-coller au lieu de réinventer la roue à chaque fois.

Mais attention : tes produits évoluent, ton marché change, et tes clients aussi.
​La standardisation n’est pas figée. ​
La troisième phase consiste à tester régulièrement et ajuster tes processus pour qu’ils restent pertinents et efficaces.

Tes processus doivent vivre, s’adapter et se simplifier avec le temps.
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Je te partage d’ailleurs un réel où j’explique comment évaluer et faire évoluer un process pour qu’il reste utile dans la durée.
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Reader, j’espère que cet email t’a plu.

Comme tu le sais, Le Divan des Patronnes est mon nouveau projet, et vous êtes déjà +1.400 à me lire.

Pour le moment rien n'est encore public. C'est une avant-première pour vous.

Mais, si tu penses que cet article peut intéresser une autre entrepreneuse géniale (comme toi), transfère-lui cet e-mail.

Et, si tu veux simplement papoter ou me donner de tes nouvelles, il suffit de répondre directement à ce message.

Je réponds personnellement à tout le monde (même si en ce moment j'ai un peu de retard dans mes réponses).

À très vite,

PS : Tu peux retrouver l'édition précédente (la standardisation Partie 1) dans l'email que j'ai envoyée la semaine dernière juste ici ​